Ondertekenen van een controlerapport in Digitale Checklisten. Per se vereist? (reacties: )

Onderwerp Ondertekenen van een controlerapport in Digitale Checklisten. Per se vereist?
Van Sakina Kodad
Gepost op 13-01-2016 14:16
Commentaar Ondertekenen van een controlerapport in Digitale Checklisten. Per se vereist?

De software van Digitale Checklisten (hierna: DC) biedt de mogelijkheid om een controlerapport samen te stellen. Na het invullen van een checklist verschijnt deze met één klik op de knop in beeld. De praktijk varieert van mailen van een ongetekend rapport tot en met printen, ondertekenen en per post versturen. DC wilde een eenvoudige mogelijkheid creëren om een uitgevoerde controle digitaal te ondertekenen. Speciaal hiervoor ontwikkelde DC een ondertekeningsprotocol waarin de gebruiker een code per mail of sms ontvangt. Door de code in te voeren in de checklist legt DC in het controlerapport vast wie op welk tijdstip de checklist ondertekent. In dit artikel staat de vraag centraal of de controlerapporten in DC voldoen aan de door de Raad van State (hierna: RvS) zogenoemde minimumeisen die gelden voor de verslaglegging van controlebezoeken die ten grondslag ligt aan een invorderingsbeschikking.

De RvS geeft aan dat een invorderingsbeschikking moet zijn gebaseerd op een deugdelijke en controleerbare vaststelling van relevante feiten en omstandigheden. Dit brengt met zich dat (a) de waarneming van feiten en omstandigheden die leiden tot verbeurte van een dwangsom dient te worden gedaan door een ter zake deskundige medewerker van het bevoegd gezag en (b) bevindingen op schrift worden gesteld, aldus de RvS. Het geschrift dient in beginsel ten minste het volgende te bevatten:

(I) de plaats van de waarneming;
(II) het tijdstip van de waarneming;
(III) de datum van de waarneming;
(IV) een inzichtelijke beschrijving van de gehanteerde werkwijze;
(V) een inzichtelijke beschrijving van hetgeen is waargenomen;
(VI) een ondertekening door de opsteller;
(VII) een dagtekening.

Het niet volledig voldoen aan bovenvermelde vereisten betekent echter niet in alle gevallen dat een deugdelijke en controleerbare vaststelling ontbreekt, aldus nog steeds de RvS. Ook op basis van ander bewijsmateriaal — zoals foto’s — kan een deugdelijke en controleerbare vaststelling van de relevante feiten en omstandigheden plaatsvinden. Het is bij een foto wel van belang dat onomstotelijk vaststaat dat deze op de genoemde datum is gemaakt en duidelijk te zien is dat wel/niet aan de opgelegde last is voldaan (zie: RvS 25 juli 2012 ECLI:NL:RVS:2012:BX2610 en RvS 20 maart 2010 ECLI:NL:RVS:2013:BZ4924). Aan het vereiste van de ondertekening door de opsteller kan voorbij worden gegaan zodra uit de bewoordingen kan worden opgemaakt dat deze de verslagen zelf heeft opgesteld. Het feit dat de verslagen niet zijn ondertekend — omdat zij in een digitaal systeem zijn opgemaakt — doet hier niet aan af.

Uit het voorgaande blijkt m.i. dat de RvS feitelijk een handreiking in het leven heeft geroepen, in plaats van minimumvereisten. Immers, niet in alle gevallen zijn de onder I-VII genoemde punten steeds doorslaggevend voor de vraag of de verslaglegging van controlebezoeken een deugdelijke en controleerbare vaststelling van relevante feiten en omstandigheden betreft. De door de RvS geformuleerde handreiking biedt handvatten om deze vraag te beantwoorden. Een ondertekening van het controlerapport is, zoals we hierboven hebben gezien, niet per se vereist. Zolang het controlerapport een deugdelijke en controleerbare vaststelling van de relevante feiten en omstandigheden bevat, voldoet deze aan de zogenoemde minimumeisen die gelden voor de verslaglegging van controlebezoeken die ten grondslag ligt aan een invorderingsbeschikking. Binnen het digitale systeem van Digitale Checklisten kan de gebruiker in ieder geval zonder moeite het controlerapport inrichten zodat deze afdoende is.
Reacties 0